6.1 Relatieve afstemmingsdruk voor samenwerkingsverbanden
De Kafka brigade heeft een eerste globale inventarisatie uitgevoerd van het aantal afstemmingsrelaties. Dat kan gemakkelijk oplopen tot een flink aantal overleggen en regelingen, soms wel tot meer dan 30. Organisatorische afstemming met schoolbesturen in het netwerk, maar ook met gemeenten waarmee het samenwerkingsverband overlapt, jeugdzorgregio's en meer. Het gaat om onderwerpen zoals leerlingenvervoer, schoolmaatschappelijk werk, aansluiting op de arbeidsmarkt. Hoe groter de relatieve afstemmingsdruk, hoe groter het risico op onnodige bureaucratie.
Al deze organisaties kennen hun eigen structuren, culturen en belangen:
- Ze hebben verschillende bestuurslagen (lokaal, regionaal, nationaal);
- Ze hebben een onderscheiden professionele cultuur, ethiek en regelsystemen;
- Ze hebben verschillende verzorgings- en voedingsgebieden;
- Ze kennen een verschillende transitie-, innovatie- en reorganisatiedynamiek;
- Ze kennen een verschillende structuur (privaat, pubiek, non-profit) en hebben daardoor verschillende bekostigingsregimes;
- Ze worden vanuit verschillende kokers aangestuurd;
- De verantwoordingsorganen verschillen per sector;
- Enzovoort.
Dit oogt niet alleen als een oerwoud aan afstemmingsrelaties. Potentieel is er sprake van een explosie van afstemmingsrelaties en overlegmomenten. Er zijn echter wel degelijk oplossingen. Ze staan in het onderstaande kader.
Slim afstemmen
Om een groot aantal afstemmingsrelaties hanteerbaar te maken, kunnen de onderstaande vier V’s een handreiking bieden. Een uitgebreidere beschrijving van deze vier V’s is te vinden in de ‘workshop regelreductie’ die de Kafkabrigade heeft ontwikkeld.
Voorkomen: is de afstemming echt nodig? Moet er elke keer over overlegd worden, of zijn heldere afspraken genoeg?
Verminderen: Kan de last verminderd worden? Is een herhalingsaanvraag bijvoorbeeld iedere keer nodig? Is vooraf duidelijk (te maken) dat de ondersteuning voor een leerling de hele schoolcarrière nodig is? Kan de aanvraag worden gecombineerd met andere aanvragen? Kan er snel een indicatie gegeven worden of de afstemming veel inspanning vergt?
Vertrouwen: Kan de afstemming worden ingericht op basis van vertrouwen? Kunnen we dit vertrouwen informeel staven, bijvoorbeeld al bij de intake? Kan de bewijslast worden omgekeerd? Kan slim gebruik gemaakt worden van gegevens die al beschikbaar zijn? Kan er alleen risicogericht gecontroleerd worden?
Verbeteren: Als de afstemmingsrelatie onmisbaar is: kan het sneller en slimmer? Kan de doorlooptijd korter? Kan het aantal indieningsvereisten niet toch omlaag? Of kan het aantal vragen in een digitale aanvraag omlaag? Denk aan slimme vervolgvragen stellen: stel een vraag alleen als dat uit eerdere antwoorden noodzakelijk blijkt.
De samenwerking tussen deze organisaties kan volgtijdelijk zijn (kinderdagverblijf, basisschool, VO-school) of gelijktijdig (jeugdzorg en school werken samen rond één kind). Er kunnen overdrachten plaatsvinden waarbij de leerling tijdelijk naar een andere plaats gaat (bijvoorbeeld rebound) maar waarbij de school van herkomst wel verantwoordelijk blijft.
De samenwerking kan ook escalerend zijn, van licht naar zwaar. Dit soort indelingen helpen al tot een zekere ordening te komen en te bepalen wie met wie moet praten. De kinderopvang hoeft bijvoorbeeld niet rechtstreeks met het voortgezet onderwijs te praten, want daar zit het basisonderwijs tussen. De ouder hoeft niet altijd rechtstreeks met de deskundige te praten, als aan diegene een second opinion gevraagd wordt.
In alle gevallen komt het aan op vertrouwen. Als ouders het gevoel hebben dat hun kind in goede handen is durven zij de school gerust zijn gang te laten gaan om te zoeken naar een passende oplossing. Voor ouders en leerlingen is het belangrijk dat ze weten wie er namens hen op zoek is naar een oplossing. Dat is één persoon met één telefoonnummer die overzicht heeft en die aanspreekbaar is. Als dat vertrouwen ontbreekt, zullen betrokken ouders, leraren en schoolleiders zicht willen houden op wat waar besproken wordt. Dat leidt tot extra overleg en papierwerk.
