10. Een goed gesprek doet ertoe
Bureaucratie bestrijden begint met vertrouwen wekken en onduidelijkheden voorkomen door middel van een goed gesprek. In samenwerkingsverbanden, binnen scholen en besturen, met mentoren, intern begeleiders, zorgcoördinatoren, ketenpartners en vooral ook met ouders.
Het ontbreken van een goed gesprek leidt tot allerlei misverstanden en problemen. Zo worden er al snel allerlei beweringen gedaan die niet op daadwerkelijke waarneming gebaseerd zijn. We kennen allemaal het verschijnsel dat het doorvertellen van verhalen vaak tot verhalen van mythische proporties leidt. Het is daarom belangrijk zowel de feiten als de beleving van betrokkenen helder te krijgen.
Onderstaand enkele voorbeelden van hoe het mis kan gaan:
- Tussen collega’s op school en in het samenwerkingsverband: ‘Er is bij ons op school heel sterk een sfeer dat je het zelf moet oplossen. Als je er niet uitkomt met een leerling dan wordt dat als jouw probleem, jouw zwakte gezien. Sowieso kregen we het bericht dat inschakelen van externe deskundigen niet langer betaald kon worden.’
- Tussen scholen en besturen in het samenwerkingsverband: ‘We kregen van het samenwerkingsverband te horen dat we al voor een flink aantal leerlingen extra middelen kregen. Als we voor nog meer leerlingen zouden aanvragen, had dat weinig kans van slagen. We moesten dat maar oplossen met de middelen die we voor de andere leerlingen al toegekend hadden gekregen.’
- Tussen ouder, leerling en leraar: ‘Ouders leken er niet aan te willen dat hun zoon niet goed mee kon op school. Ze verweten ons dat we het niet hard konden maken en dat we er pas veel te laat mee kwamen.’
- Tussen het samenwerkingsverband en de overheid: ‘Van de inspectie moeten we een ondersteuningsplan maken dat vier jaar vastligt en niet aangepast kan worden. Maar dat kan helemaal niet met alle onzekerheid die er nu nog is.’ Overigens bleek dit later allemaal een misverstand: een opmerking die verkeerd geïnterpreteerd was, maar dat kwam pas na een hele tijd boven tafel.
Mensen kunnen het gevoel hebben dat ze niet begrepen worden en er alleen voor staan. Wanneer ze een verantwoordelijkheid delen en een probleem ervaren, gaan ze niet altijd het gesprek aan. Zeker als ze een verantwoordelijkheid delen met mensen die hoger in de hiërarchie staan. Maar het goed benoemen van een probleem gaat vooraf aan de oplossing. Het gesprek niet aangaan, ontneemt anderen ook inzicht in de situatie.
We schrijven mensen vaak intenties toe die ze misschien helemaal niet hebben. Het vervelende is dat dit een self-fulfilling prophecy wordt. Omdat ik denk dat de andere partij niet mee wil werken, ga ik alle opmerkingen ook in dit perspectief plaatsen en word ik argwanend. Signalen die ons eerste idee bevestigen, worden beter gehoord en onthouden dan andere signalen.
